社内宛メールの書き方|由実・新森さん編【ライティング講座 その5】

社内宛メールの使い方 無料ライティング講座

ライティング講座 その5は、社内宛メールの書き方がテーマです。今回も敬語の使い方を学びます。

由実さんも新森さんも同じ課題を出しています。

由実さんへの課題「社内宛メール」

作成条件

以下の文章を敬語を使って書き直してください。多少文章を膨らませてもらっても構いません。

元の文章

環境課
太郎田さん

営業の由実っす。←ご自分のお名前で
メールを見た。
悪いけど、来週いっぱいまで出張があって、締切日までに報告書を提出することができない。
戻ったら書くけどダメ?
勝手を言ってとても心苦しいけど、よろしく検討してちょ。
急いで連絡まで。

由実さんの提出文

[社内宛メール]

環境課
太郎田様
お疲れ様です。営業の岡田です。
いただいたメールの件に関しまして。
申し訳ありませんが、来週末まで出張のため、締切日に報告書を提出することができません。
帰社してからの提出でもよろしいでしょうか?
勝手を申しまして大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、宜しくお願い致します。
取り急ぎご連絡まで。

夏川の回答・解説

<参考例>

見本文

お疲れ様です。営業の岡田です。
メールを拝見しました。
申し訳ございませんが、来週末まで出張のため、締切日までに報告書を作成することができません。
帰社してから提出してもよろしいでしょうか。
勝手を申しまして大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、宜しくお願い致します。
取り急ぎご連絡まで。

もう少し色々な文章を研究してみないと、自信をもってお伝えすることはできませんが、社内のメールは「謙譲語」は控えた方が良いかなと思います。
※上の立場の人に対しては別です。
「へりくだって相手を高める」表現は、大袈裟な気がします。

当時、ぼくはこんなことを書いていたんですね。社内宛メールに謙譲語は使わない方が良いのかと妙に納得してしまいました。
現場から離れると、忘れることが多いですね(笑)

メールを拝見しました。
→「見る」の尊敬語です。
「拝読しました」と謙譲語を使っても良いですが、社内で使うには違和感があります。「いただいた」も謙譲語です。

申し訳ございません
→「ある」の丁寧語です。社内の人でも丁寧語や丁重語はできるだけ使用しましょう。

帰社してから提出してもよろしいでしょうか。
→日本語は、名詞よりも動詞を使った方が美しいです。

勝手を申しまして大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、宜しくお願い致します。
→「申す」も「致す」も丁重語です。フォーマルな場面で使います。「致す」のところを謙譲語「申し上げる」を使う人もいますが、社内で使うには大袈裟ですね。

敬語は気持ちがとても大事です。相手を尊敬する気持ちがあれば、自然に言葉も丁寧になります。
以上です。

由実さんの返信

「いただく」が謙譲語なのを分かっていても、普段、丁寧語みたいな感覚で使っていたんですね、私(゚Д゚)

名詞より動詞を使った方が美しい。。。言われてみれば、確かにその方が文章が滑らかです。
名詞を使うのは、癖になっていそうです。。。
今度から気をつけてみます^ ^

気持ちが大切。そうですね。気持ちが伝わるメール出せるようになると良いです。

先輩に、「下から行き過ぎ」と言われる事があります。へりくだられると、相手も気分良くないですよね。無意識にやってしまっているんですが、気をつけるようにします( ̄^ ̄)ゞ

新森さんへの課題「社内宛メール」

作成条件


以下の文章を敬語を使って書き直してください。多少文章を膨らませてもらっても構いません。

由実さんの作成条件

環境課
太郎田さん
営業の由実っす。←ご自分のお名前で
メールを見た。
悪いけど、来週いっぱいまで出張があって、締切日までに報告書を提出することができない。
戻ったら書くけどダメ?
勝手を言ってとても心苦しいけど、よろしく検討してちょ。
急いで連絡まで。

由実さんの作成条件から引用

新森さんの提出文

[社内宛メール]

環境課
太郎田様
いつもお世話になっております。
営業の新森です。
メールを拝見致しました。
大変申し訳ないのですが、来週いっぱいまで出張があり、締切日までに報告書を提出することが難しいため、提出日を延長させて頂いてもよろしいでしょうか。
戻り次第提出致します。
こちらの都合で申し訳ございませんが、ご検討のほど宜しくお願いします。
取り急ぎご連絡致しました。

夏川の回答・解説

参考例

お疲れ様です。営業の新森です。
メールを拝見しました。
申し訳ございませんが、来週末まで出張のため、締切日までに報告書を作成することができません。
帰社してから提出してもよろしいでしょうか。
勝手を申しまして大変恐縮ですが、何卒ご検討のほど、宜しくお願い致します。
取り急ぎご連絡まで。

由実さんの見本文から引用

「致す」という丁重語。あんまり乱発すると、よみ難いです。
「メールを拝見致しました」のところは、「拝見する」と尊敬語を使っているので、「拝見しました」とシンプルに書いた方が良いでしょう。

「戻り次第提出致します。」のように、漢字が連続して場合は、「戻り次第、提出致します」とします。
「頂いてもよろしいでしょうか。」は、「もらってもよろしいでしょうか」の方が良いでしょう。相手が上司の場合は問題ありませんが、そうでない場合は謙譲語を使って下から言う必要はないと思います。
以上です。

新森さんの返信

解答ありがとうございます!
「致します」は普段のメールでもよく乱用しているので、注意しようと思います。
今回も勉強になりました!

まとめ(社内宛てメール)

社内宛メールは、簡単なようで難しいですよね。
たとえ役職が下の人が相手でも丁寧な言葉使いを心掛けないといけませんし、あまりにも相手を立ててへりくだるのも変です。

相手との関係に合わせた表現を使うのが大切です。

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